Nowe zgłoszenie nieprawidłowości

WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH w Starostwie Powiatowym w Zawierciu

§ 1

CEL PROCEDURY

1.      Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Starostwie Powiatowym w Zawierciu lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa). 

2.      Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

3.      Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:

-  korupcji, 

-  zamówień publicznych, 

-  usług, 

-  produktów i rynków finansowych, 

-  zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 

-  bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 

-  bezpieczeństwa transportu, 

-  ochrony środowiska, 

-  ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 

-  bezpieczeństwa żywności i pasz, 

-  zdrowia i dobrostanu zwierząt, 

-  zdrowia publicznego, 

-  ochrony konsumentów, 

-  ochrony prywatności i danych osobowych, 

-  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 

-  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu  terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 

-  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji  i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, 

-  konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

4.      Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń w zakresie obowiązujących w Starostwie Powiatowym w Zawierciu regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. 

5.      Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Starostwie Powiatowym w Zawierciu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych. 

6.      Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

7.      Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami załogi.

8.      Każda z osób wykonujących pracę w Starostwie Powiatowym w Zawierciu zobowiązana jest do zapoznania się z treścią wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

§ 2

DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1)       Staroście  – należy przez to rozumieć Starostę Zawierciańskiego;

2)       Pełnomocniku ds. zgłoszeń – należy przez to rozumieć osobę wyznaczoną przez Starostę w ramach struktury organizacyjnej;

3)      Procedurze – rozumie się przez to wewnętrzną Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

4)      Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłoszą lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;

5)      Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;

6)      Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa;

7)      Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

8)      Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

9)      Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście. 

§ 3

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1.       Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń jest Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych.

2.       Osobą upoważnioną do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia i komunikacji z Sygnalistą jest Pełnomocnik ds. zgłoszeń – Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych.

3.       Pełnomocnik ds. zgłoszeń działa na podstawie pisemnego upoważnienia Starosty i jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. 

4.       Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:

a)      za pomocą dedykowanego modułu znajdującego się na stronie: http://sygnalista.zawiercie.powiat.pl/.

b)      w formie listownej na adres: 

Starostwo Powiatowe w Zawierciu ul. Sienkiewicza 34, 42-400 Zawiercie, 

z dopiskiem na kopercie np. ,,zgłoszenie nieprawidłowości”

5.  Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).

6.  Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji,  jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

7.  Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

8.  W przypadku ustalenia że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy oraz w przepisach szczególnych. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych lub osób wykonujących pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek prawny i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę (umowy cywilnej) bez zachowania okresu wypowiedzenia.
9.  Podmiot będzie przyjmował także zgłoszenia anonimowe. 

§ 4

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1.       Dostęp do Kanałów Zgłaszania posiadają osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz Pełnomocnik ds. zgłoszeń.

2.       Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę chyba, że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3.       Pełnomocnik ds. zgłoszenia może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji Zgłoszenia w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji Zgłoszenia.

4.       Jeżeli Zgłoszenie pozwala na podjęcie działań następczych – w tym weryfikację zgłoszenia, następuje to niezwłoczne po wpłynięciu Zgłoszenia.

5.       Przy weryfikacji zgłoszenia, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym opisanym w zgłoszeniu, zaangażowani mogą zostać specjaliści i niezależni konsultanci np. poprzez sporządzenie opinii dot. przedmiotu zgłoszenia. 

6.       Pełnomocnik ds. zgłoszeń rozpoznaje zgłoszenie oraz podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki. 

7.       Informacja zwrotna – informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu                7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

8.       Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Pełnomocnik ds. zgłoszeń może wydać rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.

§ 5

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1.       Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. 

2.       Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury.

3.       Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę.

§ 6

DANE OSOBOWE

1.       Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń lub Pełnomocnika ds. zgłoszeń, którzy zobowiązani są podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

2.       Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

3.       Podmiot przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

§ 7

REJESTR ZGŁOSZEŃ

1.       Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń. 

2.       Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń.

3.       Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty (numer sprawy nadany w elektronicznym kanale zgłoszeń) oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. 

4.       Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8

INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1.       Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem Procedury w Starostwie Powiatowym w Zawierciu, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Starostwo  nie przekaże informacji zwrotnej Sygnaliście lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Starostwo Powiatowe w Zawierciu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Starostwem Powiatowym w Zawierciu a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Starostwa Powiatowego w Zawierciu w naruszeniu prawa.

2.       Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

3.       Starostwo powiatowe w Zawierciu zachęca do korzystania z możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w pierwszej kolejności.

§ 9

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.       Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Starosta Zawierciański.

2.       Przepisy niniejszej Procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na dwa lata.

3.       Samodzielny Referat ds. Pracowniczych odpowiedzialny jest za zapoznanie z Procedurą pracowników Starostwa Powiatowego w Zawierciu oraz innych osób wykonujących pracę na rzecz Starostwa na podstawie innych form prawnych.

4.       W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

5.       Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.



PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

 w Starostwie Powiatowym w Zawierciu

 

§1
CEL PROCEDURY
1.     Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa.

2.     System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania z związku z dokonanym zgłoszeniem.
§2
DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1)     Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

2)     Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;

3)     Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;

4)     Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;

5)     Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa;

6)     Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć informacje na temat planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodów takich działań przekazane Sygnaliście;

7)     Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte w związku ze złożonym zgłoszeniem w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia;

8)     Kanale zgłaszania – należy przez to rozumieć techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

9)     Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;

10) Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy  na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji, w ramach których uzyskano informacje o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

11) Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
§3
PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA
1.     Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin: 

1)     korupcji;

2)     zamówień publicznych;

3)     usług, produktów i rynków finansowych;

4)     przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)     bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)     bezpieczeństwa transportu;

7)     ochrony środowiska;

8)     ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)     bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)  zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)  zdrowia publicznego;

12)  ochrony konsumentów;

13)  ochrony prywatności i danych osobowych;

14)  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)  interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji 
 i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)  konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2.     Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

§4
SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA
1.     Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane za pomocą następujących kanałów zgłoszeń:

1)     poprzez dedykowany moduł: https://sygnalista.zawiercie.powiat.pl;

2)     w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Zawierciu, ul. Sienkiewicza 34, 

42 – 400 Zawiercie z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości”;

3)     ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

2.     Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

3.     Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych, który realizuje zadania w zakresie:

1)     przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;

2)     dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych;

3)     podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

4)     spełnienia obowiązku informacyjnego wobec Sygnalisty oraz kontaktu z Sygnalistą, w razie potrzeby pozyskania dodatkowego wyjaśnienia lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty;

5)     informowania Sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu;

6)     prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

7)     sporządzania dla Rzecznika Praw Obywatelskich za rok kalendarzowy sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;

8)     przekazywania zainteresowanym Stronom informacji zwrotnej o działaniach następczych realizowanych na skutek zgłoszenia;

9)     zapewnienia bezstronności podczas prowadzonych postępowań.
§5
TREŚĆ ZGŁOSZENIA
1.     Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1)     szczegółowy opis zgłaszanego prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;

2)     wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;

3)     dowody na poparcie zgłoszenia, jeśli są dostępne;

4)     dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.
§6
TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI
1.  Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych jest odpowiedzialny Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych.

2.  Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości Sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

3. Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:

a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze należącym do zakresu działania Starostwa Powiatowego w Zawierciu przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje Sygnalistę,

b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń 
 z zakresu działania Starostwa Powiatowego w Zawierciu – rozpatruje zgłoszenie.

4.  W przypadku, o którym mowa w ust.3 pkt 2 lit.b)  Kierownik Samodzielnego Referatu ds. Pracowniczych podejmuje:

1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

2) przekazuje Sygnaliście, jeśli ten podał dane kontaktowe:

a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że Sygnalista wyraźnie wystąpił 
 z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości Sygnalisty,

b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu Sygnalisty – 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,

c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

5. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

6. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej. 

§7
REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1.     Wszystkie zgłoszenia zewnętrzne są odnotowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

2.     Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

3.     Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:

1)     numer zgłoszenia;

2)     przedmiot naruszenia;

3)     dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4)     datę dokonania zgłoszenia;

5)     informację o podjętych działaniach następczych (w tym np. wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania, datę poinformowania Sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych);

6)     informację o wydaniu – na żądanie Sygnalisty - zaświadczenia, potwierdzającego że sygnalista podlega ochronie;

7)     datę zakończenia sprawy;

8)     informację o niepodejmowaniu dalszych działań w związku z ponownym zgłoszeniem tej samej nieprawidłowości;

9)     szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane 
 w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile organ jest w posiadaniu tych danych.

§8
OCHRONA SYGNALISTY
1.     Od momentu dokonania zgłoszenia Sygnalista podlega ochronie  w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

2.     Warunkiem objęcia ochroną jest wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.  

3.     Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń. 

4.     Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia.

5.     Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

1)     ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;

2)     jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;

3)     udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończenia współpracy;

4)     zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;

5)     ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami w związku z dokonanym zgłoszeniem.

6.     Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo – administracyjnego.

7.     Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

8.     W przypadku podjęcie wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

 §9 
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Pracownik, o którym mowa  w § 4 ust. 3 po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.

§10
PRZEPISY KOŃCOWE
1.  Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na trzy lata.

2.  W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.